Privacy statement, Klachtenregeling Zoom to You

Alle informatie over individuele cliënten wordt vertrouwelijk behandeld en is in overeenstemming met de wet op de bescherming van persoonsgegevens. Alleen indien de cliënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft, wordt informatie doorgegeven aan een opdrachtgever. Zoom to You draagt zorg voor de geheimhoudingsverplichting onder haar directe personeel en derden die ingeschakeld zijn bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Het privacyreglement is conform de SUWI wetgeving.

Principes voor verwerking persoonsgegevens
Er moet een goede reden zijn om persoonsgegevens te verwerken. Tevens moet de verwerking noodzakelijk zijn en er moet ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene zijn. In eerste instantie moet het doel van verkrijging van de gegevens zijn vastgesteld. De doelbeschrijving moet duidelijk en gerechtvaardigd zijn. De inbreuk op de belangen van de bij de verwerking van persoonsgegevens betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel. Op degene die de persoonsgegevens verwerkt rust de plicht om binnen redelijke grenzen een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van anderen te vermijden dan wel zo beperkt mogelijk te houden. De betrokkene moet informatie worden verschaft over de verwerking van persoonsgegevens, zodat hij/zij in de gelegenheid is over de ernst van de inbreuk een oordeel te vormen. Degene die persoonsgegevens verwerkt dient dit te doen op een wijze die onnodige verspreiding van het gegeven tegengaat. Degene die persoonsgegevens verwerkt dient dit op een behoorlijke en zorgvuldige manier te doen. De betrokkene dient in de gelegenheid te worden gesteld om zijn rechten adequaat uit te oefenen.

Protocol gegevensverwerking
Bij de verwerking van gegevens is er continu aandacht voor juistheid en volledigheid van gegevens. Voor communicatie en gegevensuitwisseling tijdens een re-integratietraject of bij een Sociale Activering wordt vormvrije toestemming aan de cliënt gevraagd. En tevens wordt zo nauwkeurig mogelijk aangegeven aan wie en welke persoonsgegevens worden verstrekt. Tenslotte wordt hierbij aangegeven met welk doel en welke periodiciteit deze wordt verstrekt.
Zoom to You verstrekt slechts gegevens na geïnformeerde, schriftelijke toestemming van de betrokkene en voor zover dat noodzakelijk is voor diens goede re-integratie.

Procedure na afronding traject
Na afronding van het traject worden alle opgenomen persoonsgegevens betrekking hebbende op de cliënt maximaal 10 jaar bewaard en gearchiveerd. Deze gegevens worden bij Zoom to You tot een minimum beperkt. Na deze periode worden de persoonsgegevens verwijderd en vernietigd. Betrokkenen hebben recht op informatie, inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens. Bij het veranderen van persoonsgegevens moet de verantwoordelijke binnen vier weken op het verzoek van de betrokkene reageren. Ook kan betrokkene bezwaar maken.

Procedure Klachtafhandeling

Een klacht kan, binnen een jaar na afsluiting van het traject, schriftelijk door de cliënt/klager worden ingediend via een mail naar: mariondebruijn@gmail.com. Hierbij gaat het om direct gedrag of uitlatingen van het personeel van Zoom to You.

De klager krijgt binnen 2 weken een schriftelijke bevestiging van de klacht. In deze bevestiging wordt de klacht zo helder en duidelijk mogelijk beschreven. Hierin zijn datum, de feitelijke omschrijving van het incident en de persoon waarop het betrekking heeft van belang.

Indien er reeds langer dan een jaar is verstreken tussen het incident tot aan indiening van de klacht, hoeft deze niet te worden behandeld. Bij het niet behandelen van de klacht wordt binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de klacht de klager schriftelijk in kennis gesteld.

Behandeling door onafhankelijke partij

De behandeling van klachten wordt door een onafhankelijke partij uitgevoerd. Deze partij is: Solo Partners gevestigd te Oss. De klager en diegene waar de klacht betrekking op heeft, worden in de gelegenheid gesteld hun visie op het gebeuren te geven en er wordt een schriftelijk verslag van het gesprek gemaakt. Dit wordt aan beide betrokkenen toegezonden. Binnen vier weken wordt de klacht afgehandeld. De klager krijgt schriftelijk en gemotiveerd de bevindingen van het onderzoek toegestuurd en wordt tevens op de hoogte gebracht over eventuele maatregelen naar aanleiding van de bevindingen.

Versie januari 2019